一、采购前的准备

1、人员的准备

由于石材是一种天然的产物,其颜色和纹理结构千变万化,所以我们一定要挑选在我国市场上流行的颜色和花纹,还要选择质量上乘,缺陷少甚至没有缺陷的荒料,同时也正是由于石材荒料的天然性,使得我们认识到要寻找到完美无暇的荒料是绝对不可能的,这就要求我们的采购人员在矿山现场收货时,应该有犀利的目光,有丰富的荒料分析经验,能够从石材表面的迹象分析其内部的结构。还应该对国内国外荒料的价格行情有一个充分的了解,能够结合荒料的质量判断其价值。还应该熟悉石材的生产加工工艺,能从荒料的结构,分析出板材的质量,分析出荒料的利用率。采购花岗石时,测量的毛尺被对方欺骗而作为净尺,其中的损失你自己掂量掂量吧。一般花岗石存在的风险相高大理石,大理石的裂纹,色胆,色线,我们都可以采取修补的方法予以补救,但是花岗岩不行。

跨国采购往往存在语言上的障碍,在我们采购的主要资源国家中,印度以印地语为国语,土耳其用土耳其语,伊朗用波斯语,西班牙用西班牙语,巴西用葡萄牙语,意大利用意大利语,但英语都通用,所以,还要求我们的采购人员能够熟练掌握1-2门外语,当然如果能掌握当地的语言,那更能把握采购的主动权。

我们有些公司的老板,由于公司规模小,请不起翻译,只好硬着头皮亲自上阵,勇气可嘉,可是国外除了生活上的不方便外,在采购现场或者商务谈判中,很难有理有利有节地争取我们的利益。

物色好了合适的人员后,还要对采购人员授权,因为在国外的矿山通信联络不方便,我们的采购人员必须现场拍板,要有拍板的权利和勇气,看准了的荒料该出手,否则商机稍纵即逝,贻误了采购良机。

2、旅行的准备

我们的人员到国外采购,走出国门要长途旅行,所以要准备好国际旅行的护照,还要取得目的地国家的签证。在我国颁发的护照中,一种是公安机关颁发的普遍护照,俗称因私护照,我们公民出国采购,一般都采用此种护照。另一种是由省外办颁发的因公普通护照,该护照的好处是往返于土其耳可以免签,而且不限逗留期限。但是持因公护照,如果要去签其他国家,就相当麻烦,还要由当地的外办统一办理,费时费力,远不如因私护照方便。

在申请对方国的签证时,一般都要对方国家负责接待的公司出具邀请函原件,再到该国驻我国的大使馆或领事馆申请签证,俗称顺签。但是伊朗是个例外,必须由伊朗的公司到自己国家的外交部申请一个签证号,我国公民凭此签证号再到他们的大使馆去签证,俗称反签。

再就是机票的预订问题。一般来说,国际机票都需要提前预订,很多时候还需要转机,所以需要航空公司或者旅行社在预订时做好航班的接续,以免旅途耽误时间。同时,由于我国在申请签证时,有些国家的大使馆会要求我们提供往返机票,所以我们在预订机票时,一般都应该预订往返票。同时各航空公司的往返机票要比两个单程优惠得多,如果要转机,也应该要订另外一个往返票,再接续起来。如果旅行比较频繁,还可以免费申请成为航空公司的会员,累积里程到一定的数量,还可以享受免费升仓,优先登机,机场服务等很多便利。

出国旅行,由于生活环境的改变,以及旅行和工作的疲劳,很容易导致身体不适,虽然国外也有医院,可是一则担心沟通不精确耽误治疗或者治疗诊断错误,二则旅行中或者采购现场就诊不方便,所以一般来说,应该带一些常用的保健药品。

我们的人民币由于在国外不能通用,这样我们就要选择带银行的国际卡或者适量的现钞出境,用于在国外的消费,可以凭护照上的有效签证到中国银行换取5000美元,出境时海关允许携带的外币最高数额也是5000美元,如果超过要加以处罚。

3、供货商的准备

由于国际贸易的风险更甚于国内贸易,所以我们应该选择有信誉,有供货能力的供货商,如果能省去中间环节,直接与矿山进行贸易当然更好,但是国外有些矿山的情况了解清楚,有针对性的寻找供货商。

首先选择好可能的供应商,再通过传真或电子邮件,电话,与对方联络,比较他们的报价和供货质量,再从同行业的朋友中调查了解他们的信誉,从而选择出合适1-2家供应商,以一家为主,另一家为辅,作进一步的接触,深入了解。如果对方是贸易公司,则绝对不能让他们知道,我们在与矿主或者其他贸易公司联系,这一点,在我们出发以后更要注意。

去年,我们云浮的一家公司要去土耳其采购紫罗红荒料,出发之前,打听到土其耳一家著名的贸易公司代理了几个矿的销售,该产品的供应能力较强,同时还听说这家公司以前的贸易中掉过包,欺骗过云浮的另外一家公司,但还是抱者侥幸心理,向该公司购买了200多吨紫罗红,结果重蹈覆辙,导致直接经济损失30多万元。

所以,我们不能存侥幸心量,对于信誉差的公司绝对不要打交道。

由于矿山的生产量有限,采购的人员又比较多,所以我们一般都应该在出发前与供应商联系好,联系好接机,并且负责与矿山联络,准备足够的荒料备选。同时如果采购几个品种,还要告诉对方自己的意向,要求对方提前安排好采购行程。

同时还要与对方确认采购费用的负担,现在的基本情况是国的总分由对方负担。但是笔者的看法是,羊毛出生羊身上,我们应该尽量自己承担全部费用,如果外方接待我们的费用高,我们的采购量又少,在对方无利可图的情况下,对方很可能会采取其他手段,增加我们的风险。

4、付款的准备

国际贸易的会款,现在通用的采用信用证方式,即我们采购完毕,凭采购合同到我们的银行申请开立信用证,这时采购商只需要付一部分保证金,银行在收到对方寄来的单据后,再凭单据通知采购商付款。这期间,银行承担了一个风险,即信用证开出后,假如采购商不付款或者破产,那么银行就得自己承担付款的责任,所以我们在采购前,都得与银行沟通,申请对外开立信用证,银行经过考察后,会给采购商一个授信额度,采购商才能对外付款。

当然,如果采购采取直接电汇的方式,那么采购的风险就全部由采购商承担了。

我们一些大型企业,为了尽可能的规避风险,又能方便快捷的购买到价廉物美的产品,开始在国外设立分公司,这是一个有益的尝试。